De organisatie van een bedrijfsevenement, een voorbeeld - Deel IV

De organisatie van een bedrijfsevenement, een voorbeeld - Deel IV

Al meer dan een kwarteeuw organiseert Perfect+ Corporate Events bedrijfsevenementen in alle genres, kleuren en maten. Afgaande op de feedback van onze opdrachtgevers doen we dat bovendien met verve! Aan een kwalitatief bedrijfsevenement gaat echter een heel planningsproces vooraf.

Naast kwaliteit draagt Perfect+ Corporate Events ook transparantie hoog in het vaandel. We doen graag voor u het proces dat gelopen wordt uit de doeken. Dit aan de hand van een vierdelige blogreeks die allemaal kaderen rond één groot meerdaags event voor Toyota Duitsland.

In deel 1, 2 en 3 kon u al lezen hoe het eerste contact verloopt, hoe we te werk gingen bij de zoektocht naar de perfecte locatie, catering en activiteiten en wat onze rol is tijdens het evenement zelf. In het vierde - en tevens laatste - deel kunt u lezen wat er gebeurt na het evenement.

Een event stopt niet wanneer de laatste gast huiswaarts keert

Het is een grote misvatting dat een evenement afgelopen is op het moment waarop alle gasten op de terugweg zijn naar huis. In deze moderne en digitale tijden zijn events zeer waardevolle opportuniteiten om uw klanten / partners een gevoel en totaalbeleving te bieden.

We zorgen dat dit gevoel dat opgewekt werd, nog een tijd nazindert. U wil niet dat uw gasten na het event alle aandacht verliezen en de boodschap die u wilde meegeven, meteen weer vergeten. Een evenement stopt niet wanneer de lichten uitgaan en iedereen huiswaarts gekeerd is.

Communicatie na het evenement

Bij Perfect+ Corporate Events kennen we het belang van een doorgetrokken ervaring maar al te goed. Dit begint bij de communicatie. Wij staan onze opdrachtgevers dan ook graag bij in hun communicatie, ook nadat het evenement afgelopen is.

In eerste instantie communiceert u naar uw gasten. Bedank hen voor hun aanwezigheid en geef hen de kernboodschap van het event nogmaals mee. Zo bezorgt u hen bijvoorbeeld de slides van een belangrijke presentatie of extra informatie over het nieuwe product dat u lanceerde tijdens het evenement.

In veel gevallen is het ook een goed idee te communiceren naar de buitenwereld. Organiseerde u een productlancering? Communiceer dan naar vakbladen, opende u een nieuw kantoorgebouw, magazijn, showroom of winkel? Dan laat u dat de consument of lokale pers weten. Een bedrijfsevenement zorgt vaak voor positieve aandacht voor uw zaak. Ook een leuke teambuilding of personeelsfeest kan op bijvoorbeeld social media verspreid worden. Zo zien uw volgers dat er een prima sfeer hangt in uw onderneming.

Geef uw gasten een blijvende herinnering mee

Naast de nodige communicatie, is ook een fysieke of visuele herinnering aan het event die uw gasten beleefden belangrijk. Het zorgt ervoor dat uw gebeurtenis top of mind blijft en niet zomaar in de vergetelheid belandt. Bij Perfect+ Corporate Events doen we dit in eerste instantie door steeds te zorgen voor kwalitatieve foto’s tijdens het evenement. Of voor een aftermovie (video).

Daarnaast kan er voor gekozen worden de gasten een gadget mee te geven dat verband houdt met het event. Zo kunt u bij een productlancering een staal van het nieuwe product, een catalogus of productfolder meegeven. Gaat het om een personeelsfeest? Dan kan een Photo Booth of kleine attentie het verschil maken.

Bij het meerdaagse bezoek aan Brugge dat wij organiseerden voor Toyota Duitsland zorgden we voor typisch Brugse gadgets of lokale producten. Tijdens het afsluitende galadiner werden beklijvende professionele foto’s genomen van alle aanwezigen. Zij kregen die na het event thuisgestuurd.

De debriefing

Tot slot is het ook belangrijk duidelijk te communiceren met uw eventpartners. Bij Perfect+ Corporate Events houden we eraan na het evenement steeds een overleg te organiseren met onze opdrachtgever, maar ook met de andere partners en leveranciers. Samen evalueren we hoe alles verliep, welke problemen zich eventueel voorgedaan hebben, hoe die opgelost zijn en wat eventueel als minder ervaren werd.

Aandachtspunten worden duidelijk neergeschreven en meegenomen naar de toekomst. Ook wij kunnen na ruim 25 jaar nog steeds bijleren en staan daar steeds voor open!

Perfect+ Corporate Events begeleidt graag uw bedrijfsevent

Bij Perfect+ Corporate Events staan we open voor de meest uiteenlopende soorten bedrijfsevents. Wij begeleiden u graag bij de planning, uitvoering en afronding van uw bedrijfsevenement. Of het nu gaat om een productlancering, teambuilding, personeelsfeest of jubileum. Wij staan u graag bij met raad en daad.

Contacteer ons vrijblijvend via het contactformulier hieronder. Wij zitten graag met u samen en overlopen de mogelijkheden.