De organisatie van een bedrijfsevenement, een voorbeeld - Deel III

De organisatie van een bedrijfsevenement, een voorbeeld - Deel III

De afgelopen 25 jaar organiseerde Perfect+ Corporate Events honderden bedrijfsevenementen, gaande van teambuildings, tot feestelijke openingenjubilea en seminaries. We werkten hierbij samen met de meest uiteenlopende bedrijven, klein én groot. Bedrijfsfeesten in alle vormen, maten en budgetcategorieën passeerden de revue. Uit de feedback van onze opdrachtgevers kunnen we concluderen dat we steeds opnieuw de verwachtingen van onze klanten hebben overtroffen.

Zo’n evenement komt er echter niet vanzelf. Er gaat een intensieve planning en organisatie aan vooraf. Bij Perfect+ geloven we in transparantie en open communicatie. Daarom doen we onze manier van werken graag voor u uit de doeken. We doen dit aan de hand van vier blogposts die de organisatie van een meerdaags evenement voor Toyota Duitsland kaderen. 

In deel I kon u lezen hoe de eerste contactmomenten en daaropvolgende voorstellen verlopen, terwijl we het in deel II over de selectie van het programma en de locatie hadden. In deel 3 hebben we het over de rol die wij vervullen tijdens het evenement. 

Wat is de rol van de Perfect+ medewerkers tijdens een event?

Wanneer de planning afgelopen is en het aftellen naar het evenement is beëindigd, stopt de taak van Perfect+ en haar medewerkers dan? Absoluut niet! Het is onze missie u een topevenement te bieden van A tot Z. Dit betekent dat u ook tijdens het evenement zorgeloos alles kunt overlaten aan onze medewerkers. 

In het geval van het meerdaagse evenement dat we voor Toyota Duitsland organiseerden in Brugge, betekent dit dat Perfect+ alles in goede banen leidt. Een medewerker loopt doorheen het volledige event mee en zorgt ervoor dat alles vlot verloopt en er bij problemen tijdig kan worden ingegrepen. Het enige dat u als opdrachtgever hoeft te doen, is u onder uw gasten begeven en genieten van het event. Alle praktische beslommeringen nemen wij voor onze rekening.

 

Welke beslissingen neemt Perfect+ zelf?

Voor het event worden duidelijke afspraken gemaakt met leveranciers en partners. Tijdens een laatste meeting ontvangt iedereen een duidelijke briefing en een zeer gedetailleerde planning. Zo kent iedereen zijn/haar taken. Alle betrokken partijen weten bovendien dat ze zich bij geval van twijfel of problemen tot onze medewerkers moeten richten. Daarnaast worden alle gemaakte afspraken op papier overhandigd aan alle betrokkenen.

Op die manier proberen we onaangename verrassingen zoveel mogelijk te voorkomen. Toch slaat soms de wet van Murphy toe en krijgen we te maken met onvoorziene omstandigheden. In dat geval grijpen onze medewerkers snel en kordaat in. Kleine problemen worden steeds volgens goeddunken aangepakt. Hierbij houden we natuurlijk steeds de wensen van onze klant in het oog. In veel gevallen heeft de opdrachtgever niet eens door dat er zich een probleem voorgedaan heeft.

Wanneer belangrijke beslissingen moeten worden genomen die implicaties kunnen hebben voor het budget of het afgesproken programma, dan brengen we de opdrachtgever natuurlijk wél op de hoogte. Samen proberen we zo snel en efficiënt tot een oplossing te komen. 

Het belang van goed crisismanagement

Zelfs wanneer een evenement tot in de puntjes werd voorbereid, kunnen zich altijd onverwachte omstandigheden voordoen. Bepaalde zaken heeft u namelijk nooit in de hand, zoals de weersomstandigheden. Op momenten waarop iets niet loopt zoals gepland, is het vooral zaak rustig te blijven en te handelen in het belang van de klant en zijn/haar doelstellingen. Door de jarenlange ervaring van Perfect+ zijn onze mensen steeds in staat probleemsituaties snel in te schatten en een passende oplossing aan te bieden. 

Zo voorziet Perfect+ steeds een aantal volwaardige alternatieven voor het geval een geplande activiteit in het water valt. We leggen deze alternatieven steeds voor aan de opdrachtgever en beperken zo de impact op het budget én het vooropgestelde programma. Na afloop van het evenement zitten we steeds samen met de klant om te overlopen hoe en waar bepaalde zaken anders zijn gelopen dan voorzien, hoe dat kwam en welke oplossing werd toegepast. Deze open manier van communiceren dragen we bij Perfect+ zeer hoog in het vaandel. 

Perfect+ organiseert graag uw volgende bedrijfsevenement

Wanneer u een betrouwbare partner zoekt om uw volgende bedrijfsevenement tot in de puntjes te plannen én begeleiden, aarzel dan niet om ons te contacteren via onderstaand formulier. Wij luisteren graag naar uw wensen en werken vervolgens, in samenspraak met u, een onvergetelijk event op maat van uw verwachtingen en van uw gasten uit.