De organisatie van een bedrijfsevenement, een voorbeeld - Deel II

De organisatie van een bedrijfsevenement, een voorbeeld - Deel II

Al verschillende decennia lang organiseert Perfect+ Corporate Events bedrijfsevenementen in de meest uiteenlopende genres, maten en vormen (lees hier alles over onze verschillende bedrijfsformulers). Afgaande op de feedback van onze klanten, mogen we stellen dat we zo de afgelopen 25 jaar een pak prachtige evenementen hebben opgezet.

Zo’n event organiseert zichzelf natuurlijk niet. Er gaat een hele hoop planning en organisatie aan vooraf. Hoe dat precies loopt, dat doen we voor u uit de doeken aan de hand van vier blogposts die de organisatie van een topevenement voor Toyota Duitsland bespreken.

De planning van een corporate event bij Perfect+

In deel 1 hadden we het over de eerste contacten en briefing. Hieronder bespreken we fase 2: hoe wordt alles gepland en georganiseerd? Hoe gaan we bij Perfect+ Corporate Events de geschikte locatie en catering bepalen? Welke animatie, omkadering, inkleding, look and feel past best bij deze doelgroep? Wat kadert het best binnen de doelstelling van het project?

Bij het plannen van het perfecte bedrijfsevenement komt enorm veel kijken. Een goede organisator heeft hierbij steeds oog voor detail én beschikt over de nodige ervaring. Dit is alvast het geval voor de event planners van Perfect+ Corporate Events. Onze jarenlange ervaring zorgt ervoor dat we perfect kunnen inschatten welke locatie, catering, special acts en meerwaardes het beste passen bij het doel dat onze opdrachtgever voor ogen heeft en daarbij ook een wow-effect creëert..

Location, location, location…

De locatie maakt of kraakt een evenement. Het vinden van de geschikte stad, evenementenhal of feestzaal begint bij het duidelijk uitlijnen van het doel, de specifieke wensen, noden en verwachtingen van de klant. In het geval van deze case voor Toyota Duitsland, was alles duidelijk van bij de start: de autobouwer zocht een stijlvolle locatie met de nodige opties om verrassende activiteiten te organiseren. Zo kwamen wij al snel uit bij Brugge. Een rustige, historische en stijlvolle stad met de juiste look-and-feel en mogelijkheden voor speciale activiteiten. Om nog maar te zwijgen over het prachtige ommeland en haar grenzeloze opportuniteiten.

Perfect+ staat garant voor unieke ervaringen. Na een grondige verkenning van de locatie, lijsten we alle mogelijkheden op om die over te maken aan de klant. Hierbij houden we steeds voor ogen dat een bedrijfsevenement kwalitatief top moet zijn én origineel ingevuld moet worden. In het geval van het Toyota event, zorgen we ervoor dat de gasten de prachtige historische binnenstad gaan ontdekken op een uitdagende en verrassende manier. Daarnaast verkennen we het Brugse ommeland op een unieke manier: met de solex.

Wat staat er op het programma?

Zoals hierboven aangehaald, bepaalt de locatie sterk hoe het programma ingevuld zal worden. De keuze voor de locatie en de activiteiten zijn dan ook onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een uitvalsbasis als Brugge houdt dan vele opties open. Het zijn in dit geval vooral de specifieke wensen van de klant die bepalend zijn.

Drie dagen vullen is in de hoofdstad van West-Vlaanderen geen enkel probleem. Historisch Brugge, het pittoreske Damme, de groene gordel en polders vormen het ideale decor voor een toegankelijk sportief programma. Aan de hand van enkele prachtige recreatieve fietstochten en uitstappen wordt de hele omgeving ontdekt. Natuurlijk wordt elke inspanning steeds beloond met de nodige ontspanning. Ook hiervoor heeft Brugge heel wat te beiden in de vorm van enkele van België’s mooiste musea, shops en restaurants.

De inwendige mens versterken

Belgen zijn Bourgondiërs.” Het is een cliché, maar boven alles een waarheid als een koe. Dat weten de mensen bij Toyota Duitsland maar al te goed. Net daarom rekenen ze erop dat hun gasten ook op dit vlak in de watten gelegd worden. Brugge heeft hotels en restaurants in overvloed, gaande van pittoreske-, tot de chicste 3-sterrenzaken.

Uit dit rijke aanbod restaurants selecteerde Perfect+ enkele prachtige zaken die volledig geprivatiseerd worden tijdens de lunches en diners voor de gasten. Dit levert een mooie afwisseling op van verschillende stijlen met de beste kwaliteit. Historische locaties en hippe en trendy restaurants zullen elkaar opvolgen. Wanneer het weer het toelaat, dan genieten de genodigden van topgerechten in de buitenlucht. Aangezien Brugge onderhevig is aan het Belgische klimaat, is er steeds een alternatief voorzien bij minder zonnige momenten.

Wat het logement betreft, bracht Perfect+ alle mogelijkheden in kaart. Hieruit puurden we een selectie die werd voorgelegd aan de opdrachtgever: een geprivatiseerd schilderachtig hotel of een hotel van absolute topklasse. De laatste kreeg de voorkeur en dus werden de nodige kamers in het prachtige 5 sterren hotel Dukes’ Palace vastgelegd. Zo verblijven de gasten pal in het historische hart van Brugge terwijl ze genieten van alle luxe.

Going out with a bang

Een driedaagse is niets zonder hoogtepunt als afsluiter. Daarom werd gekozen voor een galadiner. Hiervoor gingen we op zoek naar een absolute toplocatie. Die vond Perfect+ in Moerkerke, een gezellig dorpje vlakbij Brugge. Hier vinden we een stijlvol kasteel terug dat volledig werd afgehuurd en aangekleed voor deze unieke gelegenheid.

Tijdens deze gala-avond staat alles in het teken van exclusiviteit en high class. Voor de catering wordt een beroep gedaan op een betrouwbare jarenlange vaste partners, waarop wij blindelings kunnen vertrouwen. Enkel zaken met een vlekkeloze reputatie op vlak van kwaliteit, presentatie en bediening zijn goed genoeg voor een super veeleisende klant. Een aangepast menu, op basis van de beste ingrediënten en seizoensgebonden gerechten werd opgesteld in samenspraak met de klant customer.

Perfect+ organiseert uw bedrijfsevenement

Plant u ook een bedrijfsevenement? Bent u op zoek naar een professionele en ervaren partner om alles in goede banen te leiden? Neem dan vandaag nog vrijblijvend contact op met Corporate-Events. Ons team luistert graag naar uw wensen. Samen werken we een voorstel uit op maat van uw bedrijf.

U bereikt ons door onderstaand formulier in te vullen, of contacteer ons op 050 34 76 08.