De organisatie van een bedrijfsevenement, een voorbeeld - Deel I

De organisatie van een bedrijfsevenement, een voorbeeld - Deel I

Perfect+ Corporate Events bouwde een decennialange ervaring op in de organisatie van kwalitatieve bedrijfsevenenementen in alle mogelijke vormen en maten. Uit feedback van onze klanten mogen we afleiden dat we de afgelopen 25 jaar heel wat topevenementen afgeleverd hebben. Maar hoe loopt het organisatieproces precies?

Bij Perfect+ Corporate Events zetten we in op transparantie en duidelijkheid. Daarom overlopen we de komende weken de verschillende stappen van het organisatieproces van een bedrijfsevenement voor Toyota Duitsland. We doen dit in aanloop naar een bijzonder meerdaags event tussen 7 en 10 juni, maar daarover leest u de komende weken meer.

De eerste contactopname en briefing

Alles begint bij de opdrachtgever. Die neemt contact op met Perfect+ Corporate Events. Een telefoontje of email volstaat hierbij. In dit eerste contactmoment gaat het vooral om luisteren. Wat is de opzet, het doel en de eerste vereisten die gesteld worden aan het evenement? Onze medewerkers kunnen vanuit hun jarenlange ervaring meteen inschatten waar de klant het meeste belang aan hecht en zullen duidelijk stellen wat de mogelijkheden zijn.

In veel gevallen sturen wij vervolgens een inspiratiebrochure op, samen met enkele aangepaste verduidelijkingen en een eerste input van ideeën en voorstellen. Zo zijn we meteen to-the-point en geven we informatie mee die aangepast is aan de specifieke aanvraag en de wensen van de cliënt. Die weet meteen waarvoor Perfect+ staat, wat we te bieden hebben en wat de mogelijkheden zijn op vlak van locaties, thema’s, catering en meer.

Afhankelijk van de grootte van het evenement, wordt dit eerste contact zo’n jaar tot enkele maanden op voorhand gelegd. Het spreekt voor zich dat u niet vroeg genoeg kan beginnen met het plannen van een event. In dit specifieke geval, nam het bedrijf in kwestie in juli 2017 voor het eerst contact op met Perfect+ Event Productions.

Van briefing tot offerte

Wanneer de klant de tijd genomen heeft de eerste voorstellen van Perfect+ en eventuele andere aanbieders onder de loep te nemen en beslist in zee te gaan met ons kantoor, volgt een tweede contactmoment. We stellen, in samenspraak met de opdrachtgever, een programma op en werken dit uit tot in detail. Een duidelijke basisofferte, zonder verrassingen achteraf en met een resem opties en alternatieven, is hiervan het resultaat, de zogenaamde site inspection.

Tijdens deze fase bezoeken wij alle locaties samen met de klant en worden de belangrijkste knopen doorgehakt. Dit was ook het geval in de hierboven kort beschreven case. Op basis van een duidelijke doelstelling, het belonen van de best presterende Duitse Toyota dealers, werd een mooi en afwisselend programma samengesteld. Samen met de opdrachtgever werden vervolgens locaties geselecteerd, bezocht en goedgekeurd.

Hoe ziet de briefing voor een bedrijfsevenement eruit?

Een geslaagd bedrijfsevenement organiseren, begint bij het leren kennen van de klant, zijn of haar doelen, verwachtingen, specifieke wensen en budget. Duidelijke afspraken en frequent overleggen zijn hierbij sleutelwoorden. Vanuit onze lange ervaring kunnen we steeds goed inschatten wat haalbaar is of waar een alternatief of een budgettaire ingreep het event toch optimaal invullen.

Perfect+ begeleidt dan ook elke opdrachtgever bij zaken zoals het opstellen van een realistisch budget en het bepalen van het ideale, meest logische programma. Hierbij worden de vooropgestelde doelen natuurlijk nooit uit het oog verloren.

In het geval van onze voorlopig nog geheime case werd de lijst met genodigden door de klant zelf opgesteld volgens een aantal duidelijke criteria. Vervolgens hielp Perfect+ bij het opstellen van een realistisch budget op basis van de duidelijk omschreven doelstellingen: het zou een stijlvol, top level weekend worden als beloning voor de geleverde prestaties doorheen het afgelopen jaar. Een weekend vol fun, verrassing en amusement, op een klassevolle manier, was het resultaat.

 

Contacteer Perfect+ Corporate Events

Zoekt u een professionele partner om u bij te staan bij de organisatie van uw volgende bedrijfsevenement? Neem dan meteen vrijblijvend contact op met Corporate Events via het formulier hieronder. Onze medewerkers denken graag met u mee om er een onvergetelijke ervaring van te maken voor u, uw medewerkers en uw gasten.