Openingsevenement

Openingsevenement

Wanneer u investeert in een nieuw kantoorgebouw of een nieuwe afdeling, dan moet dat nieuws natuurlijk wereldkundig gemaakt én gevierd worden. Een openingsevent of openingsplechtigheid is dé kans om uw stakeholders te laten kennismaken met uw nieuwe kantoorruimte, fabriekshal, verkoopszaal of bijbouw. Bovendien is dit hét moment om de banden nog eens aan te halen met uw werknemers, zakenpartners, klanten, dealers of andere belangengroepen.

Bij Perfect+ Corporate Events hebben we ruime ervaring met het organiseren van een passend openingsfeest. We zetten dan ook graag enkele tips voor u op een rijtje.

Wat is een openingsfeest of openingsevenement?

Stel: u opent uw nieuwe start-up, of u staat op het punt een nieuwe afdeling, bijbouw of showroom van uw bedrijf boven de doopvont te houden. Het zou zonde zijn deze gelegenheid en grote investering niet aan te wenden om uw belangrijkste stakeholders uit te nodigen en samen de opening te vieren.  Het is de perfect aanleiding en gelegenheid om allerlei interessante zaken te communiceren. Dit creëert automatisch gratis aandacht, eventueel persbelangstelling en dus extra promo- en P.R.-kansen. 

Kortom, zo’n feestelijke opening dient niet alleen om uw belangrijkste doelgroepen te laten delen in uw vreugde en trots, maar vormt ook het ideale moment om verschillende stakeholders dichter te betrekken bij de investering die u deed.

Wie nodigt u uit op een openingsevenement?

Zoals hierboven duidelijk gemaakt zijn er verschillende soorten openingsevents en die laten allemaal toe verschillende doelgroepen uit te nodigen op dit evenement. Weet dat er verschillende uiteenlopende redenen zijn waarom u een bepaalde doelgroep net wel of net niet gaat uitnodigen. De keuze is aan u en afhankelijk van uw situatie. Hieronder geven we wel graag een overzicht van de stakeholders mee, zodat u kunt nagaan of u niemand over het hoofd ziet.

In de eerste plaats kunt u uw werknemers uitnodigen. Zij zijn in veel gevallen het meest nieuwsgierig naar het eindresultaat van de werken waarover ze maandenlang hebben horen spreken of van de bouwwerf die ze al die tijd passeerden op weg naar hun werkplek. Daarnaast mag u niet onderschatten dat in bepaalde gevallen uw werknemers zich hebben moeten aanpassen aan de werken. Zo kunnen bepaalde zones in uw bedrijf tijdelijk onbruikbaar geweest zijn of kan stof, lawaai en andere neveneffecten van een (ver)bouw(ing) voor de nodige overlast gezorgd hebben. Het spreekt dan ook voor zich dat uw medewerkers mogen meegenieten van de openingsceremonie. Hetzelfde kan bovendien gelden voor de omwonenden of mensen waarvan u wat goodwill kan gebruiken.

Daarnaast zien we dat dealers, zakenpartners en (de belangrijkste) klanten ook vaak op de lijst met genodigden staan. Zij kunnen op deze ceremonie dichter betrokken worden bij de activiteiten van uw merk of bedrijf.

Tot slot zijn er nog twee groepen waarbij u kunt overwegen hen uit te nodigen. In de eerste plaats; potentiële klanten. Heeft u contacten gelegd met prospecten, dan kunt u hen overtuigen met uw bedrijf in zee te gaan door hen te tonen dat uw bedrijf zich verder ontwikkelt. De laatste stakeholder is de pers. Lokale- en vakpers kunnen ervoor zorgen dat uw bedrijf in het nieuws komt en zo

Soms wordt een openingsgebeuren opgesplitst in 2 luiken (tot zelfs 2 dagen). De eerste versie is dan “officiëler”, voor klanten, partners, eventueel politici of andere relaties. De tweede kan dan wat “informeler” zijn, luchtiger, voor de werknemers en eventueel voor belangrijke leveranciers.

Een openingsevenement is een belangrijk communicatiemoment

Maak van de gelegenheid gebruik om om via infotainment op een aanschouwelijke manier uit te leggen hoe deze vernieuwing ten goede komt van de verschillende doelgroepen. Klanten kunnen uw product misschien ontdekken in de vernieuwde showroom, uw dealers kunnen hun klanten hier rondleiden, uw werknemers kunnen werken in meer comfort, uw dealers of sales teams kunnen genieten van een snellere levering in de vernieuwde magazijnen… Het zijn maar enkele van de voordelen die uw doelgroepen kunnen ondervinden van de vernieuwing.

Daarnaast kunt u tijdens een openingsfeest van de gelegenheid gebruik maken om de positionering van uw bedrijf of merk nog eens in de kijker zetten en verduidelijken tegenover uw genodigden. Zet tegelijk een nieuw product in de kijker, laat uw CEO uitleggen hoe deze opening past binnen de overkoepelende strategie van het bedrijf of geef duidelijk aan wat de te volgen weg wordt en spreek over in de toekomst van uw merk, uw product, uw aanbod…. 

Wat mag niet ontbreken op uw openingsgebeuren?

Eerst en vooral: zet een duidelijk budget vast voor de opening van uw nieuwe gebouw of afdeling. Zo komt u niet voor verrassingen te staan. Een bouw of verbouwing is op zich al een hele investering, dus een financiële kater na het openingsfeest wilt u te allen tijde vermijden.

 Vervolgens stelt u de gastenlijst samen en denkt u na over een goed concept. Gaat u voor een spectaculaire opening, eventueel met special act en de nodige glitter and glamour? Of houdt u het simpel, met een receptie en een woordje van de bedrijfsleider. 

Voor één keer hoeft u zich bij de organisatie van een corporate event niet het hoofd te breken over de perfecte locatie. In de meeste gevallen laat u dit feest natuurlijk gewoon doorgaan in of dichtbij het feestelijk te openen gebouw of bedrijfsafdeling.

Last but not least: het lintje. Wat is een feestelijke opening zonder het ceremonieel doornkippen van een lint? Laat de bedrijfsleider, een hoogwaardigheidsbekleder of een toepasselijke bv een persoon in de bloemetjes te zetten persoon het lint doormidden knippen. Dit is niet enkel feestelijk, het staat ook goed in uw online communicatie en jaaroverzichten en is een ideaal fotomoment!
Of wil u dat lintje anders? Dat kan ook, we hebben tientallen alternatieve ideeën.

Wat Perfect+ Corporate Events voor uw openingsevenement kan betekenen

Staat u op het punt een afdeling of kantoorgebouw te openen? Dan bent u bij Perfect+ Corporate Events aan het juiste adres. Wij bouwden een 25-jarenlange ervaring op op het vlak van bedrijfsopeningen en openingsevenementen. Wij zorgen er alvast voor dat de opening in de geheugens van uw gasten gegrift staat, zonder dat u hoeft te stressen om de uitwerking ervan, met al zijn praktische, technische of andere beslommeringen en/of problemen. Want dat is nu precies waar wij goed in zijn: u daarvan bevrijden en een Perfect+ resultaat neerzetten, dat mag gezien worden.

Aarzel niet om vrijblijvend contact met ons op te nemen voor een voorstel op maat. U kunt ons bereiken via het formulier hieronder.