Een personeelsfeest organiseren

Een personeelsfeest organiseren

Een personeelsfeest is de ideale manier om werknemers de kans te geven elkaar te leren kennen op een leuke en informele manier. Dat heeft een positief effect op de algemene sfeer en komt ook de productiviteit ten goede.

Het is niet zo evident om zo een feest zelf te organiseren. Alles begint met de vraag: ‘Wat wilt u met het feest bereiken?’ Het antwoord op die vraag zal de rest van de organisatie bepalen. Wilt u uw werknemers bedanken met een diner of de banden tussen het personeel versterken via een teambuilding of “teamcentive” en zo de interne contacten informeel verrijken buiten de werkvloer? U kan ook van een activiteit een belevingsmoment maken en het met een gezellig of bijzonder eet- of drinkgelegenheid combineren. Denk bijvoorbeeld aan een wijnproeverij, een kookworkshop, een thematisch feest... 

Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste zaken waarmee u rekening moet houden als u een personeelsfeest organiseert.

 

Datum en tijd

Een eerste en logische stap is het bepalen van een datum en tijdstip. Gaat u voor een zomers feest of een winters evenement? Kiest u voor een evenement in de week of in het weekend? Overdag of 's avonds?

Budget

Het budget is de beslissende factor in een aantal belangrijke keuzes bij de organisatie van een personeelsfeest. Bepaal daarom van tevoren het maximumbudget dat voor de totale organisatie mag worden uitgegeven.

Locatie

De locatie hangt grotendeels samen met het type bedrijfsfeest. Voor een teambuilding zult u naar een ander soort locatie op zoek gaan dan voor een diner.

 

Houd rekening met de volgende vragen bij het bepalen van een locatie:

  • Zal het evenement binnen of buiten plaatsvinden?
  • Moet er plaats voorzien worden voor een dansvloer?
  • Als het feest in een zaal plaatsvindt, wie zorgt voor de aankleding?
  • Is er bij de locatie catering inbegrepen? Of kies je voor kurkrecht en een traiteurformule die door anderen optimaler kan aangeboden worden?
  • Wie komt er? Alle werknemers over alle afdelingen heen, of alleen de kaders? Een mix van afdelingen is soms aan te raden, maar soms ook niet, wanneer de afdelingsculturen te ver uit elkaar liggen. Al liggen hier ook kansen: speel bijvoorbeeld het salesteam uit tegen de productieafdeling: "als wij niet verkopen kunnen jullie niet produceren" tegenover "als wij niet produceren kunnen jullie niet verkopen".

De algemene moraal van dit verhaal: wanneer alle neuzen in dezelfde richting wijzen, stroomlijnt dit de samenwerking. Dit levert een langetermijnwinst door efficiëntie, motivatie en betrokkenheid te creëren.

Wat? Eten en drinken

Wordt het een personeelsfeest met enkel drank of moet er ook voor eten gezorgd worden? Als er gegeten wordt, welke formule kiest u dan? Enkel hapjes, een walking dinner (= betere netwerking en ‘contactenrijker’) of een volwaardig diner? Als er bij de locatie geen catering inbegrepen is, moet u nog op zoek gaan naar een apart cateringbedrijf.

Muziek

Verkiest u livemuziek op uw personeelsfeest? Bekijk dan tijdig welke artiest(en) u wil boeken. Is een liveband geen optie, stel dan een verantwoordelijke voor de muziek aan. Is uw publiek jong, eerder ‘ancien’ of gemengd qua leeftijd? Dan heb je voor elk wat wils nodig, minder evident dan u denkt.

Vervoer

Wordt er algemeen vervoer geregeld naar het feest of komt iedereen op eigen houtje? En is er dan voldoende parkeerplaats? Ligt die vlakbij? Is ze bewaakt of niet? Zijn er openbare vervoermogelijkheden? Denkt u aan de BOB-campagne…

Fotograaf

Indien u graag professioneel beeldmateriaal overhoudt aan uw personeelsfeest, huur dan een professionele fotograaf of cameraman in die de dag op beeld vastlegt.

Draaiboek

Stel vooraf een draaiboek op met de verschillende stappen, zowel voor, tijdens als na het personeelsfeest. Beschrijf van uur tot uur welke activiteiten er plaatsvinden en wie wat doet, waar en wanneer. Met dat draaiboek bij de hand wordt het eenvoudiger om alles te plannen en op te volgen. Timing is levensbelangrijk. Vraag het maar aan de event specialisten, zoals Perfect+.

Uitnodigingen

Eens de meeste van bovenstaande zaken geregeld zijn, kunt u de uitnodigingen opmaken. In deze tijden, waarin je overstelpt wordt door een overvloed aan prikkels, personaliseer je de uitnodiging en maak je die uniek. Dat kan b.v. in de sfeer van het evenement (wanneer het b.v. een thema-avond betreft, ligt dit voor de hand). Intrigeren en fascineren is de beste start voor een puike opkomst.
 

U merkt dat er bij de organisatie van een personeelsfeest enorm veel komt kijken. Vandaar dat het aan te raden is een beroep te doen op evenementenbureaus zoals Perfect+ Event Productions. Zij staan in voor de volledige organisatie van uw bedrijfsfeest, zodat u er zelf geen werk aan hebt. Dankzij hun jarenlange expertise en oog voor kwaliteit hebben ze alles in huis om uw bedrijfsevenement tot een goed einde te brengen.
Met Perfect+ kunt u op beide oren slapen als u een leuk en origineel én zinvol personeelsfeest wilt organiseren voor uw werknemers.