Handige checklist voor de organisatie van uw bedrijfsevent

Handige checklist voor de organisatie van uw bedrijfsevent

Een bedrijfsevenement organiseren, doet u niet zomaar even op één-twee-drie. Wanneer u wilt genieten van een geslaagd evenement, dan zijn er een aantal stappen die u in geen geval mag overslaan.

Wij lijsten alvast graag de belangrijkste stappen voor u op. Aan de hand van deze checklist en met de hulp van een professionele partner, zoals Perfect+ Corporate Events, geniet u ongetwijfeld van een succesvol bedrijfsevent dat uw gasten zich nog lang zullen herinneren.

 

Uw checklist voor een geslaagd corporate event

Een goede planning verloopt in verschillende fases. Probeer ze stap voor stap te volgen en geen punten over te slaan. Alleen zo bent u op alles voorbereid.

Voor aanvang

  • Denk goed na over het doel van uw corporate event. We lijstten eerder al de belangrijkste redenen voor een corporate event op. Het doel van een evenement is zeer bepalend voor het verdere verloop van uw planning. Hierna zal snel duidelijk worden welk soort evenement het best past bij het doel dat u wilt bereiken doel en ook welke gasten u nu precies wilt uitnodigen op uw evenement. 

  • Bedenk een duidelijk thema en verzamel ideeën. 

    U heeft b.v. beslist dat de lancering van een nieuwe product, de opening van een nieuw bedrijfsgebouw of het behalen van een vooropgesteld doel door uw dealers een live communication event verdient. Maar hoe moet dat evenement er nu precies uitzien? Gaat u voor een dansfeest, een klassevol diner of een receptie? 
Kan het een meerwaarde bieden het evenement te laten kaderen in een bepaald thema en zo de aantrekkingskracht te verhogen? 

    Houd hierbij steeds rekening met het imago van uw bedrijf, product of merk en de verwachtingen bij de genodigden. Een duidelijk beeld hebben van hoe u het evenement er wilt laten uitzien, is al het halve werk!

  • Bepaal een realistisch en haalbaar budget. Houd een realistisch deelnemersaantal aan en splits de vaste kosten van de kosten per delegate.

  • Stel uw gastenlijst op. Indien nodig, splitst u de lijst op in VIP's of verschillende doelgroepen: topgasten, sprekers, politici en hoogwaardigheidsbekleders, klanten, pers, leveranciers, partners etc. Verschillende doelgroepen kunnen namelijk een aangepast (ontvangst)scenario vereisen.

  • Roep een organisatieteam bij elkaar of neem een professionele partner onder de arm. Corporate-Events heeft ondertussen 25 jaar ervaring met het organiseren van bedrijfsevenementen in alle maten en stijlen, van a tot z. 

    Overloop de vorige stappen met uw organisatieteam of de bekwame equipe van Corporate-Events. Wij bekijken graag - samen met u - welk eventconcept het best past bij uw doelstellingen en gasten. We maken duidelijke afspraken en bepalen een haalbare termijn waarin het evenement voor u zal worden uitgetekend en bijgeschaafd op maat van uw budget. 

    Wanneer u ervoor kiest met een eigen organisatieteam te werken, stel dan mensen met een verschillende achtergrond aan. Zo heeft u een gevarieerde groep met elk hun eigen verfrissende ideeën. Denk aan mensen uit verschillende afdelingen en van verschillende leeftijden.

  • Stel altijd één hoofdverantwoordelijke aan die het overzicht bewaart (in de eerste plaats het budget en de afgesproken deadlines) en die contact houdt met de professionele partner. Voor een vlotte communicatie en duidelijke afspraken is het wel zo handig dat wij bij Corporate-Events steeds weten bij wie we terecht kunnen. één vast aanspreekpunt biedt duidelijkheid en werkt vlotter.

 

Maak praktische keuzes voor uw bedrijfsevenement

Wanneer het doel (uw 'boodschap'), budget en concept bepaald is en duidelijke afspraken gemaakt zijn, is het moment aangebroken om zeer praktische basisbeslissingen te nemen. 

  • Hoe wilt u de gasten uitnodigen en laat u ze registreren? Doet u dit met een fysieke uitnodiging, persoonlijk, per telefoon of online? Wie stelt de uitnodiging op en wie houdt de inschrijvingen bij? Als de registraties niet vlotten, denkt u dan na over een gepaste reminder? 

  • Welke catering had u in gedachten? Houdt u het bij een glas bubbels of wilt u er hapjes bij? Een walking diner of eerder een uitgebreid menu aan tafel? Dacht u aan een barbecue of een klassiek driegangenmenu? Formeel of informeel?

  • Dress code?

  • Waar laat u het event doorgaan? Op een exclusieve locatie of in uw bedrijf zelf? Welke infrastructuur is vereist? Denk daarbij ook aan bereikbaarheid etc.

    Wanner u met Corporate-Events in zee gaat, dan nemen wij de praktische regelingen op ons. U hoeft ons enkel uw voorkeur of eerste denkrichting uit de doeken te doen. Belangrijker nog: u krijgt gratis advies, gestoeld op 25 jaar ervaring.

    Indien u het event zelf organiseert, dan moet u zo snel mogelijk leveranciers opzoeken, benaderen en offertes vergelijken. Indien het over een hoogstaand diner gaat, dan maakt u het best een afspraak om het menu op voorhand te proeven en te bespreken. Stel een duidelijk contract op, met een afgesproken budget en leveringsvoorwaarden.

 

Het draaiboek en laatste vergadering

Laat niets aan het toeval over en stel een duidelijk draaiboek op. Alleen zo bent u zeker dat u op geen enkel moment iets over het hoofd ziet. Dankzij een draaiboek zijn alle verantwoordelijken, vrijwilligers en personeel steeds op de hoogte van de gemaakte planning. U weet namelijk nooit dat uw verantwoordelijke onverwacht uitvalt of verhinderd wordt. 

Een duidelijk draaiboek geeft steeds duidelijk weer watwaar en op welk tijdstip gepland is en wie de verantwoordelijke is. Daarnaast bevat het draaiboek ook steeds een overzichtelijke lijst met de namen en contactgegevens van alle medewerkers, leveranciers en verantwoordelijken (de zogenaamde call sheet).

Tot slot is het aan te raden kort voor de dag van de waarheid een laatste overview vergadering te organiseren waarbij alle verantwoordelijke betrokkenen aanwezig zijn. Op deze bespreking wordt het verloop van het evenement besproken en iedereen op zijn plichten gewezen. Idealiter zijn ook de cateraar en essentiële leveranciers aanwezig, al is dit in de praktijk niet altijd haalbaar. In elk geval is het niet overbodig alle partijen vooraf een draaiboek te bezorgen of een schriftelijke bevestiging van afpsraken op te maken. Zo bent u zeker en ingedekt bij eventuele fouten of misverstanden bij derden. Dit is absoluut het geval wanneer verschillende beslissingen laat aangepast werden.

Vaak ook niet onbelangrijk: een generale repetitie wanneer alles opgebouwd en gesoundcheckt is. Wanneer er verschillende sprekers met eigen presentaties aan bod komen, kan het handig zijn alles eens te doorlopen. Ook wanneer niet alle sprekers vanaf dezelfde positie presenteren, is een repetitie geen overbodige luxe. Dit is zeker ook het geval bij huldigingen of special acts. Het komt namelijk niet professioneel over, wanneer iemand voor het oog van een publiek niet goed weet waar hij of zij hoort te staan.

Tijdens het bedrijfsevenement

Wie met een professioneel bureau zoals Corporate-Events werkt, kan tijdens het evenement zelf in de meeste gevallen rustig aan de festiviteiten deelnemen. Wij nemen graag alle praktische regelingen op ons. U of een verantwoordelijke blijft wel steeds bereikbaar voor last-minute verzoeken en onverwachte wendingen. Voor de rest hoeft u zich geen zorgen te maken. Ontvang uw gasten zonder zorgen. Dit zal ook afstralen op uw publiek. Uw P.R. en netwerking vaart veel beter wanneer u onbekommerd overkomt. U zult ongetwijfeld scoren tijdens het event. 

Wie de organisatie zelf verzorgt, kan in sommige gevallen het evenement zelf als zeer stresserend ervaren. U wilt overal tegelijk zijn en steeds alles controleren. Dat is echter onmogelijk in de meeste gevallen. Heb dan ook vertrouwen in de mensen die u als verantwoordelijke aanstelde en probeer ook zelf te genieten van het event.

Waar u op moet letten tijdens het evenement zelf: 

  • Zorg ervoor dat alle medewerkers een draaiboek hebben om op terug te vallen.
  • Stel één eindverantwoordelijke op die alles in goede banen leidt en steeds beschikbaar is voor vragen, zij het van de medewerkers of van het professionele bureau waarmee u in zee ging. Deze persoon moet, indien nodig, knopen kunnen en durven doorhakken. Denk ook proactief aan eventuele B-scenario's. 
  • Zorg dat, indien er toch iets misloopt, er snel kan worden ingegrepen en de gaste hier weinig of niets van merken. 
  • Een gastheer of -vrouw ontvangt uw gasten en verwelkomt de genodigden op het event. Bij verschillende doelgroepen (pers, mandatarissen etc.) kan een andere ontvangst wenselijk zijn. Zorg dat dit duidelijk is voor iedereen.


Na afloop van een geslaagd corporate event

Wanneer het event is afgelopen, gebruikt u graag het momentum om verder contacten te leggen met de aanwezigen. 

  • Bedank uw gasten voor hun aanwezigheid en bezorg hen een herinnering in de vorm van een foto of een aftermovie. Zorg ervoor dat ze betrokken blijven bij uw bedrijf of merk door hen te verwijzen naar uw communicatiekanalen (website, sociale media, nieuwsbrief etc.).
  • Houd eraan uw sprekers, cateraar en andere leveranciers of acts te bedanken. 
  • Stel eventueel een persbericht op en verspreid dit naar verschillende media. Denk hierbij in de eerste plaats aan de voor u belangrijke vakpers. Communiceer ook over uw evenement op uw eigen kanalen (interne en externe nieuwsbrief, intranet, website, sociale media). 
  • Organiseer een debriefing. Tijdens deze vergadering laat u alle betrokkenen de kans om opmerkingen te uiten bij de organisatie en uitvoering van het evenement.
  • Pas na de debriefing het draaiboek aan. Dat kan als basis dienen voor toekomstige organisaties. Zeker wanneer deze op regelmatige basis terukeren (b.v. een jaarlijks personeelsfeest).

 

Contacteer Corporate Events voor een voorstel op maat